Privacyregelement

| |

PRIVACYREGLEMENT

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Algemene bepalingen & begripsbepalingen

Beheerder van de persoonsregistratie: degene die onder of namens de  verantwoordelijkheid van de directie belast is met de  zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan. Tevens ook degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.

Dossier: de verzameling gebundelde persoonsgegevens

Groep: een eenheid die bestaat uit een aantal kinderen en een aantal functionarissen of begeleiders.

Functionaris: een persoon die bij de Bolderkar  werkzaam is en die voldoet aan de eisen in de betreffende CAO gesteld.

Gebruiker van de persoonsregistratie: degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.

Geregistreerde: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie is opgenomen.

Kinderdagverblijf;: een ruimtelijke voorziening voor kinderopvang voor kinderen van nul tot vier jaar.

Kinderopvang: het op een of meer dagen per week, buiten de eigen huishouding, in georganiseerd verband en tegen geldelijke vergoeding bieden van onderdak, verzorging en begeleiding

Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.

Persoonsregistratie: een verzameling van gegevens, die op verschillende personen betrekking hebben, die automatisch wordt gevoerd. Deze verzameling is systematisch verzameld en aangelegd met het oog op doeltreffende begeleiding c.q. dienstverlening.

Ouder(s) of verzorger(s): degene die een minderjarig kind dat bij hem inwoont, opvoedt en verzorgt (+ wettelijke component)

De Bolderkar (v.o.f): Kinderopvangorganisatie , statutair gevestigd te Breda, gevestigd in Klundert.

Verstrekken van gegevens aan derden: het aan niet binnen of aan de  Bolderkar verbonden personen bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen

WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens

HOOFDSTUK 2:

KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

Doel van de persoonsregistratie

  1. 1. Persoonsgegevens worden uitsluitend opgenomen om een zo doelmatig mogelijke opzet c.q. continuering van de opvang mogelijk te maken.
  2. 2. De beheerder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden dan bedoeld in bovengenoemde omschrijving.
  3. 3. De beheerder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van persoonsregistratie nodig is.

Verwerking van de persoonsregistratie

  1. 1. De beheerder  van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de persoonsregistratie.
  2. 2. Deze omschrijving vormt als bijlage 1 een geheel met dit reglement.
  3. 3. In de in sub. 2.2.1 bedoelde omschrijving wordt tenminste bedoeld:
  • De naam, de vestigingsplaats en het karakter van de organisatie ten behoeve waarvan de registratie functioneert.
  • Wie de beheerder(s) en de eventuele gebruiker is
  • De organisatie van de persoonsregistratie
  • Of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd is ingesteld; indien er sprake is van een beperkte looptijd dient te worden aangegeven wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

Vernietiging c.q. anonimisering  van opgenomen gegevens

  1. 1. De financiële administratie en de hierbij horende gegevens van ouders en kinderen worden 7 (zeven) jaar na het beëindigen van de kinderopvang vernietigd, voor zover alle financiële verplichtingen zijn nagekomen.
  2. 2. Wanneer de periode van zeven jaar verlopen is, worden de betreffende gegevens in het daaropvolgende kalenderjaar vernietigd.
  3. 3. Indien het verzoek wordt ingewilligd worden de betreffende gegevens hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk aan de betrokkene mee.
  4. 4. In geval van vernietiging of anonimisering wordt het schriftelijk verzoek tot vernietiging en het besluit van de beheerder één jaar bewaard.
  5. 5. De vernietiging dient door middel van daarvoor gespecialiseerde apparatuur te geschieden en wel zodanig, dat reconstructie op generlei wijze mogelijk is.
  6. 6. In verband met bijzondere omstandigheden draagt de houder van een persoonsregistratie zorg voor een noodprocedure met betrekking tot bescherming of vernietiging van persoonsgegevens.

HOOFDSTUK 3:

RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS.

Kennisgeving

  1. 1. De beheerder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven, op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

Toegang tot persoonsgegevens door werknemers van de Bolderkar  en geheimhouding

  1. 1. Een medewerker, die kennis neemt van en/of de beschikking krijgt over persoonsgegevens van een of meerdere geregistreerde(n)  is verplicht tot geheimhouding. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van het dienstverband.
  2. 2. De in lid 2 van dit artikel genoemde verplichting geldt niet voor zover enig wettelijk voorschrift, op een wet gebaseerde nadere regelingen en/of overeenkomsten hieronder begrepen, een personeelslid verplicht tot bekendmaking van persoonsgegevens. Ook bestaat deze verplichting niet tegenover hen die delen in de verantwoordelijkheid voor een goede vervulling van de functie van het personeelslid, noch tegenover hen wier tot die vervulling noodzakelijk is te achten, indien en voor zover deze zelf tot geheimhouding verplicht zijn of daartoe verplichten met inachtneming van de daarbij geldende wettelijke bepalingen.

Inzage van opgenomen gegevens

  1. 1. De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde persoonlijke gegevens. Hij dient daartoe een verzoek in bij de beheerder.
  2. 2. Ouders/voogden en verzorg(st)ers hebben recht op inzage in de dossiers. Bij gescheiden ouders heeft alleen de ouder-voogd dit recht op inzage. De andere ouder-toeziend voogd heeft juridisch slechts tot taak om toezicht te houden op het beheer van het eventuele vermogen van het kind. De ouder-toeziend voogd kan zonder toestemming van de ouder-voogd slechts inzage krijgen in die gegevens die betrekking hebben op zijn persoon of die hijzelf verstrekte.
  3. 3. De gevraagde inzage dient binnen een redelijke termijn te kunnen plaatsvinden.
  4. 4. De wachtlijstregistratie is niet ter inzage.
  5. 5. De klachtenregistratie is ter inzage voor de klager en de aangeklaagde.
  6. 6. Uit de financiële administratie kunnen ouders desgewenst de voor hen van belang zijnde gegevens opvragen en verstrekt krijgen.

Correctie c.q. aanvulling of verwijdering van opgenomen gegevens.

De geregistreerde kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, dan wel om verwijdering en vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens die in strijd zijn met het reglement of met de WBP zijn opgenomen of niet ter zaken doende zijn. Hij dient hiertoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. Indien daartoe aanleiding bestaat beslist de houder niet dan na de functionaris, die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger gehoord te hebben. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk aan de geregistreerde mee.

Alle andere registraties zijn van deze overdracht uitgesloten.